Actualmente nos encontramos en un entorno en el que es necesario que las empresas y organizaciones sepan diferenciar la gestión de gobernanza de la gestión operativa de tareas, para que el resultado de su trabajo les resulte más beneficioso y se les otorgue mayor valor.
La gestión corporativa de gobernanza habilita a la organización e identifica y selecciona las inversiones que maximizan el beneficio del negocio. Mientras que la gestión operativa habilita a la compañía para entregar con éxito las oportunidades de negocio elegidas. La gobernanza garantiza las necesidades, condiciones y opciones para determinar que los objetivos sean alcanzables, configurados por dirección a través de priorizar y tomar decisiones, además de monitorizar el desempeño. Por lo que la gestión de gobernanza debe: evaluar y determinar los objetivos que la empresa debe alcanzar, direccionar, decidir y seguir los progresos de los proyectos y programas en dirección a los objetivos acordados.
La gestión de tareas por otro lado, planifica, construye, ejecuta y monitoriza las actividades de bajo nivel que deben llevarse a cabo para la consecución de la buena ejecución de los proyectos.
Para entender mejor esta distinción hay que ver que de la gestión de gobernanza se responsabilizan los ejecutivos y de la gestión de tareas los equipos. Involucrando a la empresa de extremo a extremo, creando un único entorno de trabajo, permitiendo que el sistema completo trabaje de una forma diferente de la que se haría juntando el trabajo de cada uno de los equipos.
Sin esta distinción existe un riesgo en relación a las responsabilidades a diferentes niveles, ya que, a partir de cierto punto, existen herramientas que nos ayudan, integrando y complementándose la una con la otra, para conseguir una gestión de los proyectos controlada de principio a fin, además de establecer una estrategia en base a objetivos, definiendo y recopilando datos que permiten el desarrollo del negocio y monitorizando el progreso.
En un caso práctico, podríamos poner el ejemplo de una herramienta de gestión de tareas cómo Jira. En el caso de una herramienta de gestión de portfolio y de gobernanza, Talaia sería un buen ejemplo
La gestión de gobernanza es un modelo que aspira a llegar a un mayor dialogo y modelo de negociación. Establece relaciones de horizontalidad. Engloba pautas, procesos, modelos de toma de decisiones, herramientas, comunicación fiable y repetible dentro del entorno del proyecto. Define roles y prueba la eficacia del jefe de proyectos, dándole margen para la toma de decisiones.
La gobernabilidad de un proyecto que proporciona TALAIA involucra procedimientos, herramientas, estándares, responsabilidades, etc. El equipo continúa siendo responsable de la planificación, ejecución, control y cierre. Y así cómo afirma el PMI, la gobernabilidad de los proyectos funciona en forma de supervisión alineada con el modelo de gobernanza de la compañía, abarcando el ciclo de vida del proyecto.
Dentro de la gestión de gobernanza, la metodología PMBOK es la que nos permite generar un entorno de gobernabilidad en un proyecto, cómo los procesos para identificar, escalar y resolver inconvenientes que puedan salir durante los proyectos, las relaciones entre equipos, grupos externos. Facilita los procesos y procedimientos para la comunicación de información, la toma de decisiones de proyectos, da guías para alinear la gobernabilidad de proyectos con la organización. Así cómo, también, facilita la revisión de las fases, aprueba cambios en el presupuesto, el alcance, la calidad y el control del cronograma, ajustando a los interesados con los requisitos de los proyectos.
Dentro de la gestión de tareas, la metodología Kanban sería un modelo efectivo y ágil para el seguimiento de las tareas de los proyectos. Todos los miembros del equipo pueden visualizar lo que se tiene, lo que se debe hacer, lo que se está haciendo, en que momento de la tarea está el equipo, etc. Se visualizan los logros y las tareas pendientes o que se han visto afectadas por algún motivo. Permitiendo hacer notificaciones, archivos adjuntos, comentarios, gráficas y mucho más.
La conclusión que podemos sacar de esta comparativa entre herramientas de gestión de tareas y gestión de gobernanza, reside en que la mejor gestión de un proyecto se encuentra en la combinación de dos herramientas que se complementen, ofreciendo la parte carente de la gestión de gobernanza y de la gestión operativa, permitiendo cubrir la totalidad de los procesos de los proyectos.