Todo el mundo comienza en algún momento y a alguien que esta configurando una PMO por primera vez le puede resultar difícil. Con este artículo de Parwaaz Consulting Corporation puedes tener en 100 días todo el proceso bajo control.
¿Es arriesgado hacerlo sin experiencia? Tal vez.
¿Es posible? Sí.
En este post se ven los puntos a trabajar para ello.
1. Maneras de convertirse en un líder de la oficina de gestión de proyectos
Se abordan dos categorías para convertirse en jefe de PMO:
- Del modo convencional. En el que un analista de negocios que se convierte en gerente de proyectos y luego en gerente de cartera y luego en líder de PMO. O puede ser un analista de PMO o un consultor (haciendo trabajo de gestión de proyectos) que se convierte en un administrador de programas y luego en un líder de PMO. Y ni siquiera hemos incluido otros roles como Arquitectos de software o Diseñadores en la mezcla. A pesar de que este es un viaje convencional, no hay una asignación exacta del rol de un líder de PMO.
- Del modo no convencional. Que, dependiendo de las necesidades de la organización, se puede saltar de un rol a jefe de PMO directamente por que se conoce las entradas y salidas de la empresa, sabe con quien trabajar y en qué y como hacer las cosas.
Es extraño empezar con el modo menos convencional en una empresa grande y establecida. Por lo general, no es la primera vez que se establece una PMO dentro de una organización grande y, en su verdadera intención, aplican lo que aprendieron de sus intentos anteriores de establecer una PMO escalable y sostenida. Estas empresas también suelen tener los recursos para contratar a alguien (firmas consultoras o personas con experiencia) o para promocionar a alguien desde dentro (con la combinación adecuada de habilidades y experiencia) para solucionar los problemas en el proceso, la estructura y todo lo relacionado con la PMO.
2. Habilidades necesarias para desempeñar el rol
Hay innumerables maneras de desarrollar el papel de PMO, y requiere diferentes facetas, y cada organización tiene diferentes necesidades y requiere diferentes habilidades. Antes de comenzar el rol de un líder de PMO, NECESITA tener un conocimiento básico de los procesos, estándares y técnicas involucradas en la gestión de proyectos. Es su trabajo: establecer normas y la gobernanza, alinear la cartera de proyectos con las estrategias de la organización y probar la necesidad y el valor de la PMO apoya a tu equipo eliminando obstáculos en su camino. Si bien estas responsabilidades SÍ necesitan la comprensión de la administración del proyecto, también requieren Conocimiento organizacional (estrategia, cultura, necesidades regulatorias, puntos de dolor, etc.), Conocimientos específicos de negocios (RR. HH., Marketing, Adquisiciones, etc., especialmente si se trata de una PMO basada en funciones) y, lo que es más importante, Habilidades de las personas (construcción de relaciones, influencia, negociación, facilitación, etc.) Las habilidades de las PERSONAS y la comprensión de la GESTIÓN DE PROYECTOS no son negociables para el papel. Las habilidades de ORGANIZACIÓN son muy buenas para tener, mientras que poseer conocimientos ESPECÍFICOS DEL NEGOCIO depende realmente de la naturaleza de la PMO.
3. Ideas que se necesitan aplicar inmediatamente
Incluso si es la primera vez que configura una PMO, se lo considerará EL experto de inmediato dentro de su organización . Para demostrar que eres la elección correcta para el rol, debes demostrar que estás preparado para lo siguiente:
Mostrar CONOCIMIENTO: lleve su pensamiento global a la mesa y también identifique rápidamente el contexto de la configuración de PMO, evalúe los desafíos inmediatos que puede enfrentar y sepa con quién puede contar Tener la ACTITUD correcta: ¡Esto es todo! Su disposición a tener una actitud de « poder hacer » y ser flexible cuando sea necesario le servirá bien a lo largo de su viaje de configuración de PMO Moverse con URGENCIA: El tiempo es esencial y el éxito de su PMO radica en la percepción que tiene su organización de ello. Tome medidas rápidamente y no dude en demostrar que está en movimiento. De hecho, asegúrese de compartir sus planes, acciones y resultados con la audiencia adecuada.
4. Paso a Paso para configurar una PMO en 100 días
Los primeros 100 días para cualquier líder que ingrese a la oficina marca un hito importante. Es juzgado por el desempeño durante ese período y la opinión establecida durante ese tiempo persiste a lo largo de su mandato. Como líder de la PMO, debes tomar este estándar sobre ti mismo. Es muy probable que esto no se establezca como una expectativa de sus partes interesadas, pero este plan de acción será ampliamente apreciado por ellos.
Días 0 – 28 >> Fase I: Evaluar la madurez
Pasos clave: Comprender el estado actual de la PMO y la organización en la que reside (Si no hay una PMO actualmente en funcionamiento, omita este paso) Coloque a la organización bajo el lente y evalúe su enfoque en los procesos, las sinergias entre departamentos, la madurez de la toma de decisiones y la orientación tecnológica. (Le ayuda a evaluar las condiciones de preparación para tener una PMO) Determine las fortalezas, debilidades, brechas y, en consecuencia, coloque la PMO dentro del nivel de madurez apropiado (¿Puede configurar una PMO madura desde el principio? ¿Necesita configurar una PMO de nivel incipiente y planificar su madurez a lo largo del tiempo?) Los 3 principales elementos de la lista de verificación Identificar a los principales interesados y entrevistarlos. (Entienda los puntos de dolor y los deseos, haga una revisión de quién puede contar para apoyarlo, quién podría suponer obstáculos para usted, a quién necesita educar sobre las PMO y comenzar a construir relaciones) Evaluar el personal y los recursos de PMO y determinar cualquier necesidad de contratación inmediata (Sugerencias similares a las de las partes interesadas: ¡su personal también son sus partes interesadas!) Identificar ganancias rápidas que se lograrán en 100 días (Por ejemplo, estos pueden ser 1. útiles, plantillas de instrucción, O 2. estándares de gestión de proyectos en un lenguaje que no sea de gestión de proyectos para que otros puedan entenderlos; las ganancias rápidas realmente dependen de los desafíos que haya identificado durante sus entrevistas) ALERTA: La razón más común por la cual las PMO fallan es debido a (falta de) aceptación de los ejecutivos. Preste especial atención a i) educar a sus ejecutivos sobre las PMO, ii) alinearse con ellos sobre la influencia y las responsabilidades de su PMO y, lo que es más importante, iii) establecer relaciones con ellos para que compren en USTED, SUS ideas y, finalmente, SU PMO.
Días 21 – 49 >> Fase II: establecer el estado objetivo y definir la hoja de ruta
Pasos clave Defina el estado objetivo para la PMO según el patrocinio ejecutivo y la capacidad de adaptación de la organización: la evolución de la PMO es directamente proporcional a la de su organización (Si tratas de ser más maduro de lo que tu organización puede aceptar que seas, no lo lograrás) Determine el alcance de la PMO en términos de su función, áreas de negocio objetivo y ubicaciones geográficas, y la naturaleza de los proyectos que debe abordar (Esto es CLAVE y debe obtener un acuerdo absoluto y decidido con sus patrocinadores; use sus opciones de negociación para acercarse lo más posible a la gran visión que tiene para su PMO, incluso si se espera que la evolución sea en fases) Especifique métricas e indicadores cualitativos para medir el rendimiento de la PMO (USTED tiene que impulsar esta conversación y establecer las métricas e indicadores que tengan sentido para su PMO en su organización y buscar el acuerdo de sus partes interesadas) Los 3 principales elementos de la lista de verificación Revisar y finalizar caso de negocio PMO (Esta es la herramienta a utilizar para lograr todos los pasos clave mencionados anteriormente para la Fase 2. ¿No tiene una plantilla de caso de negocios en su organización? Cree una. Si lo hace, úsela y no pierda tiempo en crear otra cosa) – los ejecutivos se acostumbran a cómo ven y traducen la información – si una forma funciona bien, entonces aprovéchala para obtener su visión de PMO. Comience a contratar recursos para ayudar a configurar PMO (Comience ahora para que tenga ayuda a tiempo para comenzar a ejecutar la configuración de PMO) Identificar 1-2 hitos a alcanzar en 100 días. (En la Fase 1, identificó algunas ganancias rápidas que puede lograr en los primeros 100 días. En la Fase 2, se suma a eso agregando 1-2 logros importantes que puede alcanzar de manera realista).
Días 35 – 84 >> Fase III: Priorizar e implementar
Pasos clave Implementar PMO piloto (s) (Aquí es donde ocurre la acción real: implementar el plan y hacerlo realidad; por lo general, un (1) piloto es suficiente y, por lo general, hay un umbral para hacer solo uno antes de la implementación gradual completa, pero no debe dudar) para eliminar cualquier aprendizaje de las fases piloto y de lanzamiento inicial para incluir en la ejecución de las fases posteriores) Priorizar secciones / fases de PMO despliegue (Esto depende del alcance y el área de influencia de la PMO: ¿desplegará primero varios servicios de PMO o se centrará en un determinado conjunto de partes interesadas antes que en otros o quizás limitará su despliegue a una geografía específica?) Implementar despliegue completo (No hay mucho más que decir aquí) Los 3 principales elementos de la lista de verificación Incorpore las lecciones aprendidas del piloto (s) y actualice el caso de negocios de PMO (La actualización del caso de negocios es importante porque es lo que se usará para juzgar el desempeño de la PMO; si se encontró algo durante el piloto que vale la pena anotar, no ignore este paso importante) Realizar road shows en toda la organización. (Hágales saber a sus partes interesadas que la PMO se les está acercando; conviértala en una experiencia emocionante y emocionante para ellos, y por eso, no estoy sugiriendo que gaste una gran cantidad de fondos para tener una fiesta de « gran entrada »: lo que YO SOY sin embargo, señala que personaliza su mensaje para cada grupo de partes interesadas que se relaciona con la razón por la cual la PMO los beneficiará; vincule esto con las conversaciones que tuvo con ellos en la Fase 1 y hágales sentir que ELLOS son la razón por la que ‘ re configurando el PMO) Lograr un hito importante (Este es uno de los principales hitos que identificó en la Fase 2) ALERTA: La introducción de los procesos y la gobernanza a menudo se encuentra con la percepción de la burocracia y el ultra-policial. En los primeros días, i) se inclina hacia atrás para garantizar que los procesos se ajusten a la cultura organizacional y ii) se centre en hacer las cosas en lugar de completar la documentación.
Días 77 – 100 >> Fase IV: Optimizar
Pasos clave Evalúe las métricas de desempeño de la PMO y solicite retroalimentación cualitativa de las partes interesadas clave periódicamente (Necesita datos para saber cómo lo está haciendo realmente; convierta esto en un hábito y siempre puede tener material de apoyo para respaldar la razón por la que usted y su PMO deben estar presentes; además, también obtendrá puntos Brownie por mostrar su partes interesadas que te interesan) Generar y compartir el informe de progreso de la PMO con las partes interesadas clave (Siéntete orgulloso de compartir lo que otros piensan de ti) Establezca razones comerciales para motivar a la organización a lograr el siguiente nivel de madurez, enfoque o área de impacto de PMO (Haga crecer su PMO en función de lo que oiga y vea; de esta manera, su organización aumentará en función de la capacidad de su organización para aceptar su PMO). Los 3 principales elementos de la lista de verificación Crear un panel de métricas de progreso de PMO estándar (Esto tomará un par de iteraciones para llegar a un punto de aceptación por parte de sus partes interesadas clave, pero tendrá esto en su lugar para informar sobre los avances que realice) Publicar el éxito temprano en toda la organización. (¿El primer proyecto se completó a tiempo? ¿Nuevas plantillas fáciles de entender disponibles? ¿Proceso de ingreso de trabajo refinado? Comuníquese con todos los integrantes de su compañía. Coloque carteles junto a los ascensores. Envíelos a través del boletín mensual de la compañía. Cree su propio lista especial de correo electrónico. Haga que alguien más le cante sus elogios. Consiga el punto) Crear un plan para aumentar la madurez de competencia / habilidad / usabilidad del personal y los recursos de PMO (Con el tiempo, las expectativas de su PMO aumentarán y, de forma inherente, de las personas que las manejan; invierta en el desarrollo personal y profesional de sus recursos para que puedan apoyarlo en la ejecución del crecimiento de su PMO).
5. Incrementar las posibilidades de éxito de tu PMO
¿Sabías que el 50% de las PMO fallan en 3 años? Esa es la realidad según la Asociación para la Gestión de Proyectos. Un pensamiento aterrador, Preste especial atención a las alertas que se mencionaron anteriormente en la publicación. Además, usa estos CONSEJOS para inclinar el equilibrio a su manera: Mantenga una mentalidad de agregar valor a su liderazgo al tiempo que ayuda a los gerentes de proyecto al mismo tiempo: Sea transparente con sus gerentes de proyecto tanto como pueda; son tu primera línea y pueden hacerte o deshacerte No te olvides de aprender en el trabajo: El papel de un Líder de PMO es rápido con muchas expectativas desde el principio. Necesita identificar rápidamente su plan y avanzar a toda máquina. A pesar de que puede tener las habilidades requeridas, nada supera la experiencia para obtener un gran aprendizaje en el trabajo. Párate sobre los hombros de aquellos que han estado allí y que pueden ayudarte a pensar en grande, ver más adelante o simplemente ser una caja de resonancia. Busque mentores dentro de su organización si tiene otras PMO. Fuera de mentores también puede ser un recurso fantástico, ya que pueden brindarle asesoramiento personalizado a pedido que puede aplicar de manera oportuna y efectiva Reúna al personal adecuado para ayudarlo a entregar: Rodéese de los recursos adecuados de los gestores de cartera / programa / proyecto y los analistas de negocios en los que puede confiar. Pueden entregar el piloto y ser campeones por ello. Necesitas gente que entienda el Empresa y sistemas bien Métricas involucradas y pueden traducir datos en información. Visión de la PMO y compra en ella.
Creemos sin duda que seguir atentamente estos pasos ayudaran a tu empresa a llevar a cabo una fácil adaptación hacía una Oficina de Gestión de Proyectos.